Relance client pour un retard de paiement

Plusieurs raisons peuvent vous obliger à relacer vos clients : retard sur le paiement, sur la facture, mise en demeure de facture impayée. Dans tous les cas, sachez que le client est toujours roi, vous devez les fidéliser, il suffit d’un seul geste désapprouvant de leur part, et votre image peut se ternir. Rédiger une lettre de relance est donc un acte délicat, mais voici pour vous un guide pour réussir au mieux votre relance.

Les étapes à suivre

Avant d’envoyer une lettre de relance client, vous devez impérativement contacter le client par téléphone, pour lui rappeler de vive voix qu’il a certainement oublié de payer la facture, et qu’il s’agit seulement d’une relance puisque l’échéance de paiement est déjà passée. Ne durcissez pas encore le ton, même si le client est récalcitrant. Normalement, vous pouvez obtenir une réponse sur la cause du retard et le moment du paiement (si vous êtes d’accord).
Cette deuxième échéance passée, faites réagir le responsable commercial pour qu’il rédige une lettre de relance.

Que doit contenir la lettre ?

Après les formules habituelles vous présentant et mentionnant votre destinataire, mettez en objet « Relance pour facture impayée (ou pour retard de paiement) ». Ensuite, expliquez que vous êtes au regret de constater ce désagrément, malgré plusieurs relances à telle date, telle heure, alors que l’échéance a été fixée à telle date, et reportée à telle date. Mettez le client en garde comme quoi votre collaboration deviendra plus compliquée si ce dernier ne respecte pas ses engagements à la lettre.
Mentionnez ensuite les passages du contrat stipulant les modalités de paiement en lui souhaitant de bien vouloir réaliser le paiement sous X jours, et que passé cette date, vous êtes navrés de devoir recourir à des mesures plus strictes, en faisant transmettre le dossier du client à un service du contentieux. Enfin, terminez toujours votre lettre par les formules de politesse habituelles.

Les règles d’or pour réussir une relance client

Pour convaincre votre client en le mettant en garde tout en le respectant, voici les règles clés à prendre en compte :
Soyez préventif : vous devez détenir toutes les informations sur le client (coordonnées, nom complet, référence…), et les documents concernant votre collaboration doivent être établis d’une manière claire et rigoureuse.
Agissez rapidement en restant professionnel et ferme dans vos arguments.
Faites travailler votre commercial pour les relances et les lettres.
Usez de tous les moyens (appel téléphonique, SMS, mail, fax, message privé sur les réseaux sociaux…).
Passez aux procédures judiciaires si tout cela est sans résultat.